Artikel 1: Contactgegevens

Fotostudio PilonMedia V.O.F. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

​

Fotostudio PilonMedia V.O.F.
Torenstraat 3
7101 DC Winterswijk
KvK-nummer: 71553037

Telefoon: 06 22 30 70 91 / 06 12 05 69 36
E-mail: info@fotostudiopilonmedia.nl
Website: www.fotostudiopilonmedia.nl

​

Artikel 2: Verwerking van persoonsgegevens

Fotostudio PilonMedia gaat zorgvuldig en vertrouwelijk om met persoonsgegevens. Wij verwerken persoonsgegevens wanneer je gebruikmaakt van onze diensten, een boeking of bestelling plaatst, contact met ons opneemt, onze website gebruikt of op een andere manier gegevens aan ons verstrekt. Afhankelijk van de dienst of het contact kunnen wij onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

​

- Naam, adres en woonplaats
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- IP-adres
- Boekings-, afspraak- en bestelgegevens
- Betaal- en factuurgegevens
- Foto's en ander beeldmateriaal dat in opdracht van de opdrachtgever wordt gemaakt
- Gegevens die nodig zijn voor het uitvoeren en leveren van een bestelling of fotoproduct
- Correspondentie en communicatie via onder andere e-mail, WhatsApp, telefoon, contactformulieren en social media
- Overige persoonsgegevens die je zelf aan Fotostudio PilonMedia verstrekt

​​

Artikel 3: Kinderen en bijzondere persoonsgegevens

 1. Fotostudio PilonMedia verwerkt persoonsgegevens van kinderen wanneer dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van een fotoshoot, bestelling of andere overeenkomst waarbij het kind betrokken is.

 2. Wanneer voor een verwerking van persoonsgegevens van een kind toestemming vereist is, wordt deze toestemming gevraagd aan de ouder, voogd of andere wettelijk vertegenwoordiger, voor zover dit op grond van de privacywetgeving vereist is.

 3. Fotostudio PilonMedia verwerkt bijzondere persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is en hiervoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

 4. Bij bepaalde fotoshoots kan het noodzakelijk zijn dat de opdrachtgever informatie verstrekt over bijvoorbeeld allergieën, intoleranties of andere relevante gezondheidsgegevens. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt en niet langer bewaard dan daarvoor noodzakelijk is.

 5. De opdrachtgever wordt verzocht uitsluitend bijzondere persoonsgegevens te verstrekken die noodzakelijk zijn voor de betreffende dienst.

​

Artikel 4: Doeleinden

Fotostudio PilonMedia verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor doeleinden waarvoor deze gegevens zijn verkregen en wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Persoonsgegevens kunnen onder andere worden verwerkt voor:

​

- Het beantwoorden van vragen en onderhouden van contact via telefoon, WhatsApp, e-mail, contactformulieren en social media
- Het maken en beheren van afspraken en reserveringen
- Het uitvoeren van fotoshoots en andere overeengekomen diensten
- Het maken, verwerken, selecteren en leveren van foto's
- Het samenstellen, bestellen en leveren van albums, fotoproducten en wanddecoraties
- Het verwerken en uitvoeren van bestellingen via de website of in de fotostudio
- Het verwerken van betalingen en voeren van de financiële administratie
- Het versturen van noodzakelijke communicatie over een boeking, bestelling of dienst
- Het behandelen van vragen, klachten en verzoeken
- Het voldoen aan wettelijke en administratieve verplichtingen

​

Afhankelijk van de verwerking gebruikt Fotostudio PilonMedia hiervoor één van de volgende wettelijke grondslagen:

​

- De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of om op verzoek van de opdrachtgever stappen te nemen voorafgaand aan een overeenkomst
- De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting
- Fotostudio PilonMedia heeft een gerechtvaardigd belang bij de verwerking, waarbij de belangen en privacy van de betrokkene worden meegewogen
- De betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking wanneer toestemming volgens de privacywetgeving vereist is

​

Persoonsgegevens worden niet voor andere doeleinden gebruikt die onverenigbaar zijn met het doel waarvoor de gegevens oorspronkelijk zijn verzameld.

​

Artikel 5: Bewaartermijn

 1. Fotostudio PilonMedia bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk of wettelijk verplicht is.

 2. Contact-, boekings- en klantgegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst, het onderhouden van de klantrelatie en het afhandelen van eventuele vragen of klachten. 

 3. Gegevens die onderdeel zijn van de financiële administratie, waaronder facturen en betaalgegevens, worden bewaard gedurende de wettelijke fiscale bewaartermijn.

 4. Definitief geleverde foto's en bijbehorende beeldbestanden kunnen door Fotostudio PilonMedia gedurende minimaal één jaar na levering worden bewaard. De opdrachtgever blijft zelf verantwoordelijk voor het tijdig downloaden en veilig bewaren van de geleverde foto's. Aan de bewaartermijn bij Fotostudio PilonMedia kunnen geen rechten worden ontleend.

 5. RAW-bestanden, niet-geselecteerde foto's en overige tussenbestanden worden bewaard zolang Fotostudio PilonMedia dit noodzakelijk acht voor de uitvoering, afronding en eventuele nazorg van de opdracht. Aan het bewaren van deze bestanden kunnen geen rechten worden ontleend.

 6. Foto's en previews in een keuzegalerij worden niet langer beschikbaar gehouden dan noodzakelijk voor het selectie- en bestelproces. De beschikbaarheid van een galerij betekent niet dat Fotostudio PilonMedia verplicht is de betreffende bestanden gedurende die gehele periode afzonderlijk te bewaren.

 7. Pasfoto's en bijbehorende digitale bestanden worden niet langer dan 8 uur digitaal bewaard. Deze worden aan het einde van iedere werkdag definitief verwijderd uit ons systeem.

 8. Bijzondere persoonsgegevens, zoals informatie over allergieën of intoleranties die voor een fotoshoot wordt verstrekt, worden verwijderd zodra deze niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt.

 9. Wanneer persoonsgegevens met toestemming worden verwerkt, worden deze niet langer voor dat doel gebruikt nadat de toestemming rechtsgeldig is ingetrokken, tenzij er een andere wettelijke grondslag bestaat om de gegevens te blijven bewaren.

​

Artikel 6: Doorgifte aan derden en geheimhouding

 1. Fotostudio PilonMedia deelt persoonsgegevens uitsluitend met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening, het uitvoeren van een overeenkomst, het voldoen aan een wettelijke verplichting of wanneer hiervoor een andere geldige grondslag bestaat.

 2. Afhankelijk van de gebruikte dienst kunnen persoonsgegevens onder andere worden verwerkt door partijen die Fotostudio PilonMedia gebruikt voor:

 

- Websitehosting en online formulieren
- Planning en reserveringen
- Online galerijen en levering van foto's
- Verzending van bestanden
- E-mail en klantcommunicatie
- E-mailmarketing en nieuwsbrieven
- Betalingen en financiële administratie
- Productie en levering van albums, fotoproducten en wanddecoraties
- IT, opslag en beveiliging 

​

 3. Fotostudio PilonMedia deelt niet meer persoonsgegevens met deze partijen dan noodzakelijk is voor het betreffende doel en verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.

 4. Waar dit op grond van de privacywetgeving vereist is, maakt Fotostudio PilonMedia afspraken met partijen die in opdracht van Fotostudio PilonMedia persoonsgegevens verwerken over de beveiliging en vertrouwelijke verwerking van deze gegevens.

 5. Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Wanneer dit gebeurt, zorgt Fotostudio PilonMedia ervoor dat hiervoor een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen bestaan, voor zover dit op grond van de privacywetgeving vereist is.

 6. Fotostudio PilonMedia kan persoonsgegevens verstrekken aan overheidsinstanties of andere bevoegde partijen wanneer zij hiertoe op grond van de wet verplicht is.

 

Artikel 7: Google Analytics

 1. Fotostudio PilonMedia kan gebruikmaken van Google Analytics om inzicht te krijgen in het gebruik van de website, bijvoorbeeld welke pagina's worden bezocht, hoe bezoekers op de website terechtkomen en hoe de website wordt gebruikt.

 2. Bij het gebruik van Google Analytics kunnen gegevens over het gebruik van de website worden verwerkt, waaronder technische gegevens over het apparaat en de browser, bezochte pagina's, het tijdstip en de duur van het bezoek en informatie over de herkomst van het websitebezoek.

 3. Fotostudio PilonMedia stelt Google Analytics waar mogelijk privacyvriendelijk in en beperkt de verwerking van persoonsgegevens tot wat noodzakelijk is voor het verkrijgen van websitestatistieken.

 4. Wanneer voor het plaatsen of uitlezen van analytische cookies toestemming vereist is, worden deze cookies pas gebruikt nadat de bezoeker hiervoor toestemming heeft gegeven via de cookie-instellingen van de website.

 5. De via Google Analytics verkregen gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze worden verwerkt, rekening houdend met de ingestelde bewaartermijnen binnen Google Analytics.

 6. Google kan bij het leveren van haar diensten persoonsgegevens verwerken. Op deze verwerking zijn tevens de privacyvoorwaarden van Google van toepassing. Indien gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gelden de bepalingen over internationale doorgifte zoals opgenomen in deze privacyverklaring.

​

Artikel 8: Rechten

 1. Wanneer Fotostudio PilonMedia persoonsgegevens van je verwerkt, heb je afhankelijk van de situatie onder andere het recht om:

 

- je persoonsgegevens in te zien 

- onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren of aanvullen
- je persoonsgegevens te laten verwijderen
- de verwerking van je persoonsgegevens te laten beperken
- bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens
- je persoonsgegevens te laten overdragen, voor zover het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is
- eerder gegeven toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens in te trekken

​

 2. Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Verwerkingen die vóór het intrekken van de toestemming rechtmatig hebben plaatsgevonden, blijven rechtmatig. Wanneer Fotostudio PilonMedia persoonsgegevens op een andere wettelijke grondslag moet of mag blijven verwerken, kunnen deze gegevens ondanks het intrekken van toestemming worden bewaard.

 3. Een verzoek met betrekking tot bovenstaande rechten kan worden ingediend via info@fotostudiopilonmedia.nl. Fotostudio PilonMedia kan aanvullende informatie vragen wanneer dit noodzakelijk is om de identiteit van de aanvrager vast te stellen. Hierbij wordt niet meer informatie gevraagd dan noodzakelijk.

 4. Fotostudio PilonMedia reageert in beginsel binnen één maand na ontvangst van het verzoek. Wanneer een verzoek complex is of meerdere verzoeken zijn ingediend, kan deze termijn overeenkomstig de AVG worden verlengd. Fotostudio PilonMedia informeert de betrokkene binnen één maand wanneer van deze verlenging gebruik wordt gemaakt.

 5. Niet ieder recht is in iedere situatie van toepassing. Een verzoek kan geheel of gedeeltelijk worden geweigerd wanneer daarvoor een wettelijke grond bestaat. Fotostudio PilonMedia zal de betrokkene hierover informeren.

 6. Wanneer je van mening bent dat Fotostudio PilonMedia niet op de juiste manier met jouw persoonsgegevens omgaat, kun je hierover contact met ons opnemen. Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

​

Artikel 9: Cookies

 1. De website van Fotostudio PilonMedia maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Een cookie is een klein bestand dat bij een bezoek aan de website op een computer, tablet of smartphone kan worden opgeslagen.

 2. Fotostudio PilonMedia kan gebruikmaken van verschillende soorten cookies:

 

- Functionele cookies: deze zijn noodzakelijk om de website goed te laten functioneren en om bepaalde voorkeuren of functies te onthouden.

- Analytische cookies: deze worden gebruikt om inzicht te krijgen in het gebruik van de website en om de website en gebruikerservaring te verbeteren.

- Marketing- en trackingcookies: deze kunnen worden gebruikt om het gedrag van websitebezoekers te meten, advertenties te optimaliseren en de resultaten van advertentiecampagnes te meten.

 

 3. Voor cookies waarvoor volgens de wet geen toestemming noodzakelijk is, kan Fotostudio PilonMedia deze zonder voorafgaande toestemming plaatsen. Voor marketingcookies, trackingcookies en andere cookies waarvoor toestemming vereist is, wordt vooraf toestemming gevraagd via de cookie-instellingen van de website.

 4. Wanneer toestemming is vereist, worden de betreffende cookies en vergelijkbare technieken niet geplaatst of geactiveerd voordat de bezoeker hiervoor toestemming heeft gegeven.

 5. Een bezoeker kan eerder gegeven toestemming voor cookies wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen van de website. Cookies kunnen daarnaast via de instellingen van de internetbrowser worden verwijderd of geblokkeerd. Het blokkeren van bepaalde cookies kan invloed hebben op de werking van onderdelen van de website.

 6. Via cookies en vergelijkbare technieken kunnen onder andere gegevens worden verwerkt over het gebruikte apparaat en de browser, het IP-adres, bezochte pagina's, het tijdstip en de duur van het bezoek en de manier waarop een bezoeker op de website terecht is gekomen.

 7. Voor zover via cookies persoonsgegevens worden verwerkt door externe partijen, zijn tevens de privacyvoorwaarden van deze partijen van toepassing. Op het delen en eventueel internationaal verwerken van persoonsgegevens zijn de bepalingen uit deze privacyverklaring van toepassing. 

​

Artikel 10: Beveiliging

 1. Fotostudio PilonMedia neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking, wijziging of andere onrechtmatige verwerking.

 2. Bij het bepalen van passende beveiligingsmaatregelen houdt Fotostudio PilonMedia rekening met de aard van de persoonsgegevens, de manier waarop deze worden verwerkt en de risico's die de verwerking met zich meebrengt.

 3. Fotostudio PilonMedia verwacht ook van partijen die in opdracht persoonsgegevens verwerken dat zij passende maatregelen nemen om deze gegevens te beschermen. Waar dit wettelijk vereist is, worden hierover afspraken gemaakt.

 4. Indien zich ondanks de genomen maatregelen een beveiligingsincident of datalek voordoet, zal Fotostudio PilonMedia passende maatregelen nemen en het datalek, wanneer dit wettelijk verplicht is, melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of de betrokken personen. 

​​

Artikel 11: Gebruik en publicatie van foto's

 1. Foto's waarop personen herkenbaar in beeld zijn, kunnen persoonsgegevens zijn. Fotostudio PilonMedia verwerkt deze foto's in eerste instantie voor het uitvoeren van de met de opdrachtgever overeengekomen fotografiedienst.

 2. Het boeken van een fotoshoot betekent niet automatisch dat de opdrachtgever of geportretteerde toestemming geeft om de gemaakte foto's te gebruiken voor promotionele doeleinden van Fotostudio PilonMedia.

 3. Fotostudio PilonMedia kan foto's gebruiken voor bijvoorbeeld het portfolio, de website, social media, advertenties, drukwerk, voorbeelden in de fotostudio en andere promotionele uitingen wanneer vooraf toestemming is verkregen.

 4. Het weigeren van toestemming voor promotioneel gebruik heeft geen gevolgen voor de uitvoering van de geboekte fotoshoot of de levering van de bestelde foto's en producten.

 5. Wanneer minderjarigen herkenbaar op foto's staan, gaat Fotostudio PilonMedia extra zorgvuldig om met publicatie en promotioneel gebruik. Wanneer hiervoor toestemming vereist is, wordt deze gevraagd aan de ouder, voogd of andere wettelijk vertegenwoordiger die bevoegd is deze toestemming te geven.

 6. Wanneer het gebruik van foto's is gebaseerd op toestemming, kan deze toestemming voor toekomstig gebruik worden ingetrokken. Indien hiervoor een gratis foto is geleverd als dank voor het promotioneel gebruik, worden deze kosten alsnog in rekening gebracht.

 7. Fotostudio PilonMedia kan niet garanderen dat reeds openbaar gemaakte foto's volledig van het internet of uit de systemen van derden kunnen worden verwijderd wanneer deze buiten de invloedssfeer van Fotostudio PilonMedia zijn verspreid, gedeeld, opgeslagen of geïndexeerd.

 8. Voor reeds geproduceerd of verspreid fysiek promotiemateriaal, zoals drukwerk, brochures of voorbeeldproducten, wordt per situatie beoordeeld in hoeverre verwijdering of verdere verspreiding redelijkerwijs mogelijk en wettelijk vereist is.

​

Artikel 12: E-mailmarketing en nieuwsbrieven

 1. Fotostudio PilonMedia kan persoonsgegevens, waaronder naam en e-mailadres, gebruiken voor het versturen van nieuwsbrieven, acties, aanbiedingen, informatie over minishoots en andere commerciële communicatie wanneer hiervoor een geldige grondslag bestaat.

 2. Wanneer toestemming voor commerciële communicatie vereist is, wordt deze vooraf gevraagd. Het geven van toestemming is vrijwillig en is geen voorwaarde voor het boeken van een fotoshoot of het afnemen van andere diensten, tenzij de betreffende dienst specifiek bestaat uit het ontvangen van deze communicatie, zoals inschrijving voor een wachtlijst of nieuwsbrief.

 3. Iedere ontvanger kan zich op ieder moment afmelden voor commerciële e-mails via de afmeldmogelijkheid in de betreffende e-mail of door contact op te nemen met Fotostudio PilonMedia.

 4. Na afmelding wordt het e-mailadres niet langer gebruikt voor de betreffende commerciële communicatie. Gegevens kunnen wel bewaard en gebruikt blijven worden wanneer hiervoor een andere geldige grondslag bestaat, bijvoorbeeld voor de uitvoering van een bestaande boeking, financiële administratie of noodzakelijke communicatie over een bestelling.

 5. Een afmelding voor commerciële communicatie heeft geen betrekking op noodzakelijke berichten over een bestaande boeking, fotoshoot, betaling, bestelling, levering of andere lopende overeenkomst.

​

Artikel 13: Kunstmatige intelligentie en persoonsgegevens

 1. Fotostudio PilonMedia kan bij de bedrijfsvoering gebruikmaken van software en digitale hulpmiddelen waarin kunstmatige intelligentie (AI) is verwerkt.

 2. Wanneer bij het gebruik van dergelijke systemen persoonsgegevens worden verwerkt, blijft de privacywetgeving van toepassing. Fotostudio PilonMedia beoordeelt welke persoonsgegevens voor het betreffende doel noodzakelijk zijn en deelt niet meer persoonsgegevens met een AI-dienst dan noodzakelijk.

 3. Foto's en andere persoonsgegevens van klanten worden niet bewust ter beschikking gesteld voor het trainen van algemeen beschikbare AI-modellen, tenzij hiervoor een geldige grondslag bestaat en de betrokkene hierover vooraf voldoende is geïnformeerd.

 4. Fotostudio PilonMedia zal vertrouwelijke klantgegevens, foto's en andere persoonsgegevens niet zonder noodzaak invoeren in openbaar toegankelijke AI-diensten.

 5. Wanneer een externe AI-dienst persoonsgegevens namens Fotostudio PilonMedia verwerkt, gelden hiervoor dezelfde uitgangspunten ten aanzien van beveiliging, vertrouwelijkheid en het delen van persoonsgegevens met derden zoals beschreven in deze privacyverklaring.

 6. Fotostudio PilonMedia neemt geen uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit over klanten dat voor hen rechtsgevolgen heeft of hen op vergelijkbare wijze aanzienlijk treft, tenzij dit wettelijk is toegestaan.

​

Artikel 14: Wijzigingen

 1. Fotostudio PilonMedia behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen wanneer ontwikkelingen in de dienstverlening, bedrijfsvoering, gebruikte systemen of wet- en regelgeving daar aanleiding toe geven.

 2. De meest actuele versie van de privacyverklaring is altijd beschikbaar op de website van Fotostudio PilonMedia.

 3. De gewijzigde privacyverklaring geldt vanaf het moment dat deze op de website is gepubliceerd, tenzij anders is aangegeven.

 4. Wanneer een wijziging belangrijke gevolgen heeft voor de manier waarop persoonsgegevens worden verwerkt, zal Fotostudio PilonMedia betrokkenen hierover informeren wanneer dit op grond van de privacywetgeving noodzakelijk is. 

​

​

Gepubliceerd op: 2 juli 2019